KSeF w praktyce – kto, kiedy i jakie kroki trzeba podjąć
Kto będzie objęty obowiązkiem KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie podatników VAT oraz tych, którzy zostali zidentyfikowani do procedury OSS.
System stopniowo będzie objął wszystkie przedsiębiorstwa działające w Polsce.
Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF
Od 1 lutego 2026 r.: podatnicy, których wartość sprzedaży (+ VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r.: pozostali podatnicy objęci obowiązkiem.
Jakie czynności krok po kroku
Zaplanuj audyt w firmie z zakresu fakturowania – obecne oprogramowanie, typy faktur, kontrahenci.
Przetestuj środowisko demo KSeF – wystaw faktury testowe, odbieraj testowe.
Ustal procedury wewnątrz firmy: kto wystawia, kto odbiera, jak ewidencjonuje.
Przygotuj się na certyfikaty KSeF i uprawnienia – w niektórych trybach szczególnych wymagany będzie certyfikat.
Przekaż kontrahentom informację o zmianie – tak, by obieg dokumentów działał sprawnie.
Najczęstsze pytania i odpowiedzi
Pytanie: Czy faktura w PDF wystarczy po 2026 r.?
Odpowiedź: Nie – faktury ustrukturyzowane (XML) będą wymagane w KSeF.Pytanie: Czy każde przedsiębiorstwo musi korzystać już dziś?
Odpowiedź: Nie – od 2022 r. fakultatywnie. Obowiązek pojawia się w 2026 r.Pytanie: Czy trzeba zmienić dotychczasowe programy księgowe?
Odpowiedź: Tak – jeśli nie współpracują z KSeF, warto rozważyć modernizację.