Logotyp Krajowego Systemu e-Faktur 2026

KSeF – FAQ. Najczęściej Zadawane Pytania o Krajowy System e-Faktur (2026)

1. Czym właściwie jest KSeF?

KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, udostępniania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Oznacza to koniec faktur PDF jako samodzielnego dokumentu księgowego.

Obowiązek wchodzi w życie etapowo:

  • 1 lutego 2026 r. – podatnicy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

  • 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy objęci obowiązkiem.

Do tego czasu system jest dobrowolny.

KSeF obejmie:

  • czynnych podatników VAT,

  • podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo,

  • podatników korzystających z procedury OSS (w określonym zakresie).

Innymi słowy: praktycznie każdą firmę wystawiającą faktury w Polsce.

Nie. PDF będzie mógł służyć wyłącznie jako wizualizacja faktury, ale dokumentem księgowym jest tylko plik XML wystawiony w KSeF.
Co za tym idzie: faktura „wysłana mailem w PDF” przestaje mieć moc księgową.

Każda faktura wysłana do systemu otrzymuje unikalny identyfikator KSeF.
Ten numer jest dowodem wystawienia faktury, a także podstawą do jej pobrania przez kontrahenta.

Tak — w szczególnych przypadkach przewidziany jest tryb awaryjny OFFLINE24.
Pozwala on wystawić fakturę offline, a system wymaga późniejszego dosłania jej do KSeF.

Tak. Faktury są przechowywane przez 10 lat w systemie Ministerstwa Finansów.
Oznacza to brak konieczności lokalnej archiwizacji.

Jeśli obecny program nie obsługuje wysyłki/odbioru e-faktur XML w standardzie FA(3), to tak — konieczna będzie aktualizacja lub zmiana.
Większość popularnych systemów księgowych jest już zintegrowana z KSeF lub jest w trakcie wdrożeń.

Tak. W KSeF można wystawiać zarówno korekty „in plus”, jak i „in minus”.
System automatycznie wiąże korektę z fakturą pierwotną.

Kontrahent:

  • loguje się do KSeF lub

  • integruje swoje systemy ERP z API KSeF,
    a następnie pobiera fakturę bezpośrednio z systemu.
    Nie ma już wysyłania dokumentów e-mailem.

Tak, ale klient indywidualny musi podać swój NIP lub wystawca musi zastosować kod dostępowy.
Faktury dla konsumentów (B2C) również mogą być wystawiane przez system.

  • mniej pomyłek i zduplikowanych dokumentów,

  • szybsze księgowanie,

  • automatyczne dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego,

  • większe bezpieczeństwo,

  • eliminacja fałszywych faktur,

  • krótsze terminy zwrotu VAT (40 dni).

Tak – klient może nadać biuru stosowne uprawnienia.
Biuro rachunkowe może wtedy wystawiać, pobierać i analizować faktury w imieniu przedsiębiorcy.

  1. Upewnić się, że oprogramowanie obsługuje standard e-Faktury.

  2. Nadać uprawnienia użytkownikom i biuru rachunkowemu.

  3. Przetestować system w środowisku demonstracyjnym.

  4. Przygotować procedury obiegu dokumentów w firmie.

  5. Poinformować kontrahentów o sposobie odbioru faktur.

Tak – za niewystawienie faktury w KSeF, niewysłanie jej w terminie lub wystawienie poza systemem mogą być nakładane sankcje.
MF zapowiedziało jednak okres przejściowy na „miękkie wdrożenie”.

Tak. Fakturę należy wystawić w KSeF, a następnie przekazać klientowi ustalony format dokumentu (np. PDF). Faktura będzie miała kod QR z numerem KSeF ułatwiającym weryfikację.

Przewijanie do góry