Logotyp Krajowego Systemu e-Faktur 2026

KSeF dla JDG i MŚP – nowa era fakturowania elektronicznego w Polsce

Wstęp

W 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców – zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), jak i małych oraz średnich firm (MŚP). Wprowadzenie e-faktury ustrukturyzowanej to największa zmiana w polskiej księgowości od lat, dlatego warto przygotować się do niej odpowiednio wcześnie.

Poniższy artykuł to praktyczny przewodnik, który wyjaśnia, jak KSeF wpłynie na codzienną pracę JDG i MŚP, jakie są obowiązki, jakie korzyści i jak wdrożyć system krok po kroku.

Czym jest KSeF i dlaczego dotyczy JDG i MŚP?

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML) według jednolitego standardu FA(3).

Od 2026 roku każdy przedsiębiorca – bez wyjątków – będzie zobowiązany korzystać z KSeF. Dotyczy to zarówno firm rozliczających się na:

  • KPiR (książce przychodów i rozchodów),

  • ryczałcie,

  • pełnej księgowości,

  • PIT, CIT, VAT,

  • a także firm nievatowców.

Kiedy JDG i MŚP muszą korzystać z KSeF?

Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów:

1. Odbiór faktur przez KSeF – obowiązkowy od 1 lutego 2026

Każdy przedsiębiorca – w tym mikrofirmy – będzie musiał od tego dnia odbierać faktury w systemie.
To pierwszy i kluczowy krok.

2. Wystawianie faktur w KSeF – obowiązkowe od 1 kwietnia 2026

Od tej daty wszystkie faktury sprzedażowe muszą być wysłane do systemu KSeF, aby uzyskać prawomocność.

W praktyce oznacza to, że papierowe faktury i PDF-y nie będą już dokumentami księgowymi. Będą jedynie „wizualizacją” faktury ustrukturyzowanej.

 

Czy JDG i MŚP muszą kupować nowe oprogramowanie?

W większości przypadków – nie.
Większość systemów do fakturowania aktualizuje się automatycznie i zapewnia integrację z KSeF.

Jednak jeśli Twoja firma wystawia faktury:

  • w Wordzie,

  • w Excelu,

  • w darmowych generatorach,

  • w systemach, których producent nie rozwija,

– konieczna będzie zmiana oprogramowania.

Biura rachunkowe, takie jak LeMaR, pomagają wybrać i wdrożyć właściwy system.

 

Jak KSeF zmienia codzienną pracę JDG i MŚP?

Przed wprowadzeniem KSeF:

  • faktury trzeba było wysyłać e-mailem,

  • kontrahent mógł je zgubić,

  • księgowa czekała na dokumenty,

  • duplikaty były częstym problemem,

  • panował chaos w terminach, wysyłce, numeracji i archiwizacji.

Po wprowadzeniu KSeF:

  • każda faktura ma unikalny numer KSeF,

  • kontrahent pobiera ją bezpośrednio z systemu,

  • księgowość dostaje wszystkie dokumenty automatycznie,

  • archiwizacja nie jest już obowiązkiem przedsiębiorcy,

  • znikają duplikaty, błędne numery i zgubione dokumenty,

  • rozliczenia są automatyczne i szybsze.

Dla JDG i MŚP to ogromne ułatwienie.

 

Jak wygląda wystawienie faktury w KSeF?

Proces będzie prosty, szczególnie jeśli korzystasz z programu powiązanego z biurem rachunkowym.

  1. Wystawiasz fakturę w swoim programie (tak jak dotychczas).

  2. Program przesyła ją automatycznie do KSeF.

  3. KSeF nadaje numer identyfikacyjny i datę odbioru.

  4. Faktura staje się ważnym dokumentem księgowym.

  5. Kontrahent pobiera ją w swoim systemie.

Jeśli nie masz programu – można logować się do KSeF ręcznie, ale jest to niewygodne i niezalecane.

Czy JDG i MŚP muszą szkolić pracowników?

  • Jeśli faktury wystawia jedna osoba – wystarczy krótkie przeszkolenie.

  • Jeśli w proces zaangażowane są 2–3 osoby – potrzeba ustalić procedury uprawnień i obiegu dokumentów.

  • Biuro rachunkowe może przeprowadzić wdrożenie i szkolenie.

Uprawnienia w KSeF – kto musi je nadać?

Każda firma musi określić:

  • kto może wystawiać faktury,

  • kto może odbierać faktury,

  • kto ma pełny dostęp administracyjny.

Uprawnienia można nadać przez:

  • Profil Zaufany,

  • kwalifikowany podpis,

  • token lub certyfikat KSeF (dla programów).

    Dla JDG to najczęściej jednoosobowa operacja.
    W MŚP warto przygotować listę uprawnień na piśmie.

Tryby awaryjne – co jeśli system nie działa?

KSeF przewiduje:

1. Tryb awaryjny (gdy KSeF ma przerwę techniczną)

Faktury wystawione offline są wysyłane do systemu po zakończeniu awarii.

2. Tryb OFFLINE24 z certyfikatem

Pozwala wystawiać faktury bez połączenia z KSeF i wysłać je maksymalnie w ciągu 24 godzin.

  • Dla JDG jest to opcjonalne.
  • Dla MŚP często niezbędne.

Jak przygotować JDG i MŚP do KSeF – krok po kroku

Krok 1. Analiza obecnego procesu fakturowania

Co musisz sprawdzić:

  • z jakiego programu korzystasz,

  • czy obsługuje format FA(3),

  • kto wystawia i odbiera faktury,

  • jak przekazujesz dokumenty do księgowości.

Krok 2. Aktualizacja oprogramowania

Jeśli program nie wspiera e-faktur – trzeba go zmienić!

Krok 3. Nadanie uprawnień

Ustal:

  • kto ma dostęp do KSeF,

  • kto może generować tokeny,

  • kto odpowiada za błędy.

Krok 4. Uporządkowanie obiegu dokumentów

Po KSeF nie ma:

  • papierów,

  • PDF-ów,

  • wysyłki e-mailowej,

  • duplikatów.

Trzeba ustalić:

  • jak wygląda zatwierdzanie faktur,

  • kto i kiedy je wystawia,

  • kto odbiera dokumenty od klientów.

Krok 5. Instruktaż lub szkolenie

Pracownicy muszą wiedzieć:

  • jak wystawić fakturę,

  • jak reagować na błąd,

  • jak działa tryb awaryjny.

Krok 6. Testy

Warto przetestować:

  • wysyłkę faktur sprzedaży,
  • odbiór faktur od dostawców,
  • integrację z biurem rachunkowym.

Najczęstsze pytania JDG i MŚP na temat KSeF

  1. Czy KSeF dotyczy firm bez VAT (nievatowców)?
    Tak – obowiązek obejmie również działalności zwolnione z VAT.
  2. Czy mogę wystawiać faktury papierowe?
    Nie – od kwietnia 2026 tylko KSeF jest ważnym dokumentem.
  3. Czy klient musi wyrazić zgodę na fakturę z KSeF?
    Nie – system jest obowiązkowy ustawowo.
  4. Czy muszę archiwizować faktury?
    Nie – faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat.
  5. Czy muszę zgłaszać do KSeF każdą osobę wystawiającą faktury?
    Tak – każda osoba musi mieć nadane odpowiednie uprawnienia.

Korzyści KSeF dla JDG i MŚP

Korzyści KSeF dla JDG

  • koniec wysyłania scanów,

  • brak zmartwień o duplikaty,

  • księgowość dostaje wszystko automatycznie,

  • łatwiejsze rozliczenia,

  • bardziej przejrzysta dokumentacja,

  • mniej formalności i ryzyka błędów.

Korzyści KSeF dla MŚP

  • automatyzacja w sprzedaży i księgowości,

  • szybszy obieg dokumentów,

  • lepsza kontrola nad danymi,

  • integracje z ERP, CRM i magazynem,

  • brak zagubionych dokumentów,

  • porządek w numeracji i archiwizacji,

  • łatwiejsze rozliczenia VAT i CIT,

  • możliwość wdrożenia workflow.

Dlaczego warto wdrożyć KSeF wcześniej?

  • unikniesz kolejek i problemów tuż przed terminem,

  • pracownicy nauczą się systemu bez presji czasu,

  • masz możliwość przetestowania integracji,

  • biuro rachunkowe pomoże wdrożyć proces bez pośpiechu,

  • unikniesz kar finansowych za błędy po 2026.

Jak biuro rachunkowe LeMaR pomaga JDG i MŚP w wejściu w KSeF?

  • dobieramy odpowiednie oprogramowanie,
  • konfigurujemy uprawnienia w KSeF,
  • tworzymy dokumentację procedur,
  • szkolimy pracowników,
  • obsługujemy faktury w systemie,
  • monitorujemy zgodność z przepisami,
  • wspieramy w trybie awaryjnym,
  • dbamy o bieżącą komunikację z użytkownikami.

Podsumowanie – KSeF to ułatwienie, nie przeszkoda

Choć zmiana wymaga przygotowania, dla JDG i MŚP oznacza realne korzyści:

  • mniej biurokracji,

  • mniej błędów,

  • szybkie rozliczenia,

  • automatyzację procesów,

  • porządek w dokumentach.

Warto zacząć przygotowania już teraz, zanim obowiązek stanie się faktem.

Przewijanie do góry