KSeF – co to jest i dlaczego każdy przedsiębiorca powinien się przygotować
Czym jest KSeF?
Krajowy System e‑Faktur (KSeF) to rządowy system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie elektronicznym.
Faktura ustrukturyzowana oznacza zestandaryzowany plik elektroniczny (XML) zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury.
Dlaczego wdrożenie KSeF ma znaczenie dla firm
Przejście na system KSeF oznacza m.in.:
zmniejszenie liczby dokumentów papierowych i manualnych procesów,
wyższy poziom automatyzacji (faktura od razu trafia do systemu),
zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa rozliczeń.
Dla biura rachunkowego oznacza to konieczność przygotowania procedur, integracji oprogramowania i edukacji pracowników.
Jak wygląda obecny stan wdrożenia
System KSeF działa już w formie fakultatywnej od 1 stycznia 2022 r.
Obowiązkowe korzystanie z KSeF planowane jest od 1 lutego 2026 r. dla wybranych podatników, a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r.
Warto więc przygotować się z wyprzedzeniem.
Co możesz zrobić już dziś
Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie księgowe może współpracować z KSeF.
Zbadaj, czy Twój kontrahent lub dostawca jest gotowy na fakturowanie w KSeF.
Przeprowadź testy w środowisku demo lub przedprodukcyjnym (udostępnione przez MF).
Przygotuj procedury wewnątrz firmy oraz współpracy z biurem rachunkowym.