KSeF dla dużej firmy poniżej progu 200 mln zł - co musisz wiedzieć przed 2026 rokiem
Wstęp
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to fundament cyfrowej transformacji fakturowania w Polsce. W 2026 roku nowe zasady zaczną obowiązywać wszystkich przedsiębiorców — nie tylko tych największych. Jeśli Twoja firma generuje znaczny obrót, ale nie przekroczyła 200 mln zł sprzedaży brutto w 2024 roku, musisz przygotować się na wejście w KSeF i dostosować swoje procesy. W tym przewodniku wyjaśniamy, jak to zrobić, jakie mają znaczenie terminy i jakie korzyści możesz osiągnąć.
Co oznacza próg 200 mln zł i dlaczego ma znaczenie
Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż (razem z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Oznacza to, że firmy poniżej progu 200 mln zł mają więcej czasu na przygotowanie, ale nie mogą odkładać działań – terminy są jasno ustalone.
Definicja progu obejmuje całkowitą wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) zgodnie z przepisami VAT.
Obowiązki przedsiębiorców, którzy nie przekroczyli progu
1. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026
Jeśli Twój obrót w 2024 roku nie przekroczył 200 mln zł, obowiązek korzystania z KSeF w zakresie wystawiania faktur rozpoczyna się 1 kwietnia 2026 r.
To oznacza, że musisz zaplanować wdrożenie — integrację systemów, szkolenia i procedury — zanim nadejdzie ten termin.
2. Odbieranie faktur od 1 lutego 2026
Nawet jeśli wystawiasz faktury w KSeF dopiero od kwietnia, odbiór faktur przez system będzie obowiązkowy już od 1 lutego 2026 r.
Oznacza to konieczność konfigurowania wewnętrznych systemów tak, by odbierać faktury w odpowiednim formacie.
3. Certyfikaty i tryby awaryjne
Twoja firma może chcieć zabezpieczyć się na wypadek awarii systemu KSeF — warto rozważyć uzyskanie certyfikatu KSeF, który umożliwia wystawianie faktur w trybie „OFFLINE24”.
Wdrożenie tego rozwiązania daje większą elastyczność i zapewnia ciągłość działania w razie problemów technicznych.
Korzyści z wdrożenia KSeF — również dla firm poniżej progu
Choć próg opóźnia obowiązek, korzyści z KSeF są istotne już teraz:
Automatyzacja fakturowania — mniejsze ryzyko błędów, szybszy obieg dokumentów.
Centralne przechowywanie faktur — nie musisz samodzielnie archiwizować dokumentów, bo system KSeF przechowuje je zgodnie z regulacjami.
Lepsza kontrola nad procesem zakupowym i sprzedażowym — unikalny numer KSeF i struktura dokumentu zwiększają przejrzystość.
Potencjalne skrócenie zwrotu VAT — KSeF ma być jednym z mechanizmów, które poprawiają efektywność fiskalną.
Mniejsze ryzyko duplikatów i fałszywych faktur — dzięki jednolitemu systemowi podatkowego nadzoru.
Wyzwania i ryzyka
Przejście na KSeF nie będzie dla wszystkich firm proste — zwłaszcza dla tych, które dopiero zaczynają przygotowania:
Koszty integracji IT
Jeśli Twoje systemy księgowe lub ERP nie obsługują KSeF, konieczne będą prace deweloperskie, testy i integracje z API.Szkolenia zespołu
Działy sprzedaży, księgowości i finansów muszą poznać nowe procedury: wystawianie, odbieranie, archiwizacja.Procedury awaryjne
Tryb offline (OFFLINE24) wymaga wdrożenia jasnych reguł: kto może wystawiać faktury, jak je synchronizować później, jak zabezpieczyć dokumenty.Zgłoszenie wejścia do KSeF
Może być wymagane uwierzytelnienie w systemie (certyfikat lub inne metody), co wymaga czasu i formalności.
Jak przygotować firmę – plan działania
Poniższy plan pomoże Ci zaplanować wdrożenie KSeF z wyprzedzeniem:
Analiza systemów
Sprawdź, czy Twój system ERP, księgowy lub sprzedażowy będzie kompatybilny z KSeF 2.0.Koordynacja z IT
Zaplanuj integrację API KSeF w testowym środowisku oraz testowanie procesów.Procedury wewnętrzne
Opracuj reguły: kto wystawia faktury, kto odbiera, co się dzieje w trybie awaryjnym.Szkolenia
Przeszkol pracowników kluczowych działów: księgowość, sprzedaż, zarządzanie finansami.Uzyskanie certyfikatu
Rozważ pozyskanie certyfikatu KSeF, jeżeli chcesz korzystać z trybu OFFLINE24.Komunikacja z kontrahentami
Poinformuj kluczowych dostawców i klientów o zmianach w sposobie fakturowania.Monitorowanie i audyt procesów
Po uruchomieniu śledź proces: liczbę faktur, błędy, czas przetwarzania. Usprawnij procedury w razie potrzeby.
Przykład zastosowania w praktyce
Załóżmy, że Twoja firma to duży dystrybutor sprzętu elektronicznego, z roczną sprzedażą około 180 mln zł.
Od 1 lutego 2026 r. musisz odbierać faktury przez KSeF — Twoi dostawcy muszą być gotowi.
Od 1 kwietnia 2026 r. zaczniesz wystawiać własne faktury w systemie KSeF.
Po integracji API z Twoim ERP wystawisz automatycznie tysiące faktur miesięcznie, bez ręcznego eksportu XML.
Dzięki trybowi offline24 będziesz mógł wystawiać faktury także w chwilach braku połączenia, a następnie synchronizować je z KSeF.
Rekomendacje
Nie zwlekaj — mimo opóźnionego terminu, rozpocznij wdrożenie już w 2025 r.
Inwestuj w integrację — długofalowo zwróci się przez automatyzację i redukcję kosztów.
Stwórz zespół projektu — obejmujący finanse, IT i compliance.
Testuj system w środowisku deweloperskim — zanim przejdziesz na produkcję.
Monitoruj zmiany prawne — KSeF się rozwija i warto być na bieżąco.
Podsumowanie
Dla przedsiębiorstwa o obrotach poniżej 200 mln zł, KSeF od 1 kwietnia 2026 roku oznacza nowe możliwości, ale i wyzwania. Wdrożenie e-fakturowania pozwala zautomatyzować procesy, zwiększyć przejrzystość rozliczeń i korzystać z nowoczesnych narzędzi księgowych.
Jeśli przygotujesz solidny plan, zintegrujesz systemy, przeszkolisz zespół i wdrożysz procedury awaryjne – transformacja będzie płynna, a Twoja firma wyprzedzi wielu konkurentów.