KSeF dla mikrofirm z obrotem do 10000 zł brutto miesięcznie
Wprowadzenie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza rewolucję w fakturowaniu. Choć obowiązek korzystania z KSeF dotknie większość przedsiębiorców, mikrofirmy z miesięcznym obrotem do 10 000 zł brutto mają więcej czasu na wdrożenie. Dla takich działalności przewidziane są pewne okresy przejściowe, co daje realne wsparcie w adaptacji.
W tym artykule wyjaśniamy:
jakie firmy należą do tej grupy,
kiedy dokładnie muszą spełnić obowiązek,
jakie wyjątki obowiązują,
jakie korzyści mogą mieć najmniejsi podatnicy,
co mogą zrobić już teraz, by przygotować się do zmian.
Kogo dokładnie obejmuje limit 10 000 zł?
Limit 10 000 zł brutto miesięcznie dotyczy podatników, których sprzedaż udokumentowana fakturami (z VAT) w danym miesiącu nie przekracza tej kwoty.
To oznacza, że część mikroprzedsiębiorców będzie objęta odraczaniem obowiązku wystawiania e-faktur w KSeF.
Terminy obowiązku KSeF przy limicie 10 000 zł
Od 1 lutego 2026 r.: wszyscy podatnicy otrzymują faktury przez KSeF.
Do końca 2026 r.: możliwe jest wystawianie faktur poza KSeF (np. papierowych lub elektronicznych), jeżeli łączna sprzedaż w danym miesiącu z tych faktur nie przekracza 10 000 zł brutto.
Od 1 stycznia 2027 r.: limit 10 000 zł przestaje działać jako „odroczenie” dla najmniejszych podatników i zaczynają obowiązywać pełne zasady KSeF wystawiania faktur.
Co oznacza prawo w praktyce dla mikrofirm?
✅ Możliwość wystawiania faktur bez KSeF (do końca 2026 r.)
Jeżeli Twoja firma wystawia faktury o małej wartości i miesięczny obrót fakturowany nie przekracza 10 000 zł, do końca 2026 roku nie musisz wystawiać ich przez KSeF.
To pomoże w płynnym przejściu na nowy system, bez zakupów drogich rozwiązań od razu.
✅ Odbieranie faktur przez KSeF już od lutego 2026
Nawet jeśli nie wystawiasz faktur w KSeF, musisz od 1 lutego 2026 r. odbierać faktury w tym systemie.
To oznacza, że Twoje dokumenty kosztowe mogą już z czasem trafiać do KSeF – warto zaplanować proces ich pobierania i archiwizacji.
Korzyści KSeF dla mikrofirm
Mimo odroczenia, wdrożenie KSeF daje mikroprzedsiębiorcom konkretne korzyści:
Porządek w dokumentacji – wszystkie faktury elektroniczne będą w KSeF i będą dostępne centralnie.
Oszczędność czasu – mniej drukowania, mniej wysyłania, mniej archiwizowania.
Bezpieczeństwo – mniejsza ryzyko utraty dokumentów, brak papierowych błędów.
Wsparcie biura rachunkowego – faktury mogą być przekazywane automatycznie, co ułatwia rozliczenia.
Żadnych kar do 2027 za niektóre błędy – istnieje okres przejściowy.
Wyzwania dla najmniejszych podatników
Nie wszystko jest łatwe — mikrofirmy mogą napotkać kilka problemów:
Potrzeba monitorowania obrotu miesięcznego, by nie przekroczyć limitu 10 000 zł, jeśli korzystają z odroczenia.
Koszt lub czas wdrożenia, jeśli zdecydują się wcześniej przejść na KSeF w całości.
Potrzeba nadania uprawnień (np. do logowania się w KSeF, jeśli samodzielnie wystawiasz faktury).
Potencjalne problemy przy odbieraniu faktur od kontrahentów – trzeba zaprojektować odpowiedni obieg.
Jak mikrofirma może przygotować się do KSeF już teraz
1. Przeanalizuj swój miesięczny obrót
Sprawdź, ile faktur i o jakiej kwocie wystawiasz – czy kwalifikujesz się do limitu.
2. Przygotuj narzędzia
Jeśli nie masz programu do fakturowania – rozważ darmowe narzędzia MF lub proste aplikacje wspierające KSeF.
3. Ustal procedury obiegu faktur
Kto wystawia? Kto odbiera? Jak archiwizujesz dokumenty?
4. Nadaj uprawnienia
Załóż konto w KSeF, nadaj rolę sobie i ewentualnie biuru rachunkowemu.
5. Przetestuj wystawianie i odbieranie
Zrób kilka testowych faktur, przetestuj odbiór od dostawców w systemie KSeF.
6. Przemyśl przyszłość
Rozważ stopniowe wprowadzanie KSeF. Nawet jeśli nie musisz, to możesz zacząć wcześniej – dla spokoju i automatyzacji.
Najczęstsze pytania (FAQ) mikrofirm o KSeF
Czy muszę mieć płatny program do KSeF?
Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzie do wysyłania e-faktur.Czy mogę nadal wystawiać faktury papierowe lub w PDF?
Tak – do końca 2026 r., jeśli spełniasz warunek limitu 10 000 zł miesięcznie.Co jeśli przekroczę 10 000 zł w którymś miesiącu?
Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF pojawia się od momentu przekroczenia limitu – od tej faktury.Czy paragon z NIP do 450 zł nadal jest fakturą uproszczoną?
Tak – do 31 grudnia 2026 r. może być wyłączony z obowiązku KSeF, jeżeli łączna sprzedaż nie przekracza limitu.Czy mogę odroczyć KSeF całkowicie?
Nie. Od 1 lutego 2026 r. musisz odbierać faktury przez KSeF, nawet jeśli wystawiasz je poza systemem do końca roku, jeśli spełniasz warunki limitu.
Dlaczego warto przygotować się wcześniej — mimo odroczenia
Spokój i mniejsze ryzyko – wdrożenie KSeF z wyprzedzeniem to mniej stresu, więcej czasu na testy.
Automatyzacja procesów – faktury automatycznie trafiają do biura rachunkowego.
Efektywność kosztowa – mniejsze firmy mogą zyskać dzięki eliminacji wydatków na papier, archiwizację, korekty.
Lepszy wizerunek – cyfrowa faktura to nowoczesne podejście, które buduje zaufanie.
Jak Biuro Rachunkowe LeMaR może Ci pomóc
Pomagamy w analizie, czy firma kwalifikuje się do limitu 10 000 zł.
Konfigurujemy narzędzia KSeF i uprawnienia.
Szkolimy w obsłudze wystawiania i odbierania faktur.
Oferujemy wsparcie w testowaniu i wdrożeniu procesu.
Obsługujemy faktury w KSeF – Ty nie musisz nic robić samodzielnie.
Podsumowanie
Dla mikrofirm z obrotem do 10 000 zł miesięcznie KSeF to nie wyrok, lecz możliwość:
zachowania elastyczności przez przejściowy okres,
stopniowego wdrożenia systemu,
redukcji papierologii,
zwiększenia porządku i bezpieczeństwa finansowego.
Jeśli odpowiednio przygotujesz firmę — zyskasz nowy system fakturowania, który będzie działał dla Ciebie, a nie przeciwko Tobie.